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あなたの仕事を助けたい! 効率的なメールの処理方法

無くしたら大変!大事なメールは慎重に

大切なメールを簡単に発見

大量のメールに埋もれて必要なメールが探し出せないなんてことがよくありますよね。
必要なメールを見つける手段はいくつかありますが、一番簡単な方法はメールを並び替えることです。

通常は新しく受信したものから並んでいますが、件名順や送信者名順に並び替えることでメールが見つかりやすくなります。

もちろん、単純に検索することもちろんできます。
検索条件を指定して検索すれば探し出せます。

メールの差出人や内容や種類などのよって探し出しやすい方法は違うと思いますので、最もやりやすい方法で絞り込んでみてください。

整理する前準備としても目的のメールを探し出しておけば間違えて消してしまったり違ったフォルダに入れてしまったりという心配もなくなるので効率的に処理することができます。

見失わないように

溜まってしまったメールの中から必要なものを探すのも意外と手間だったりしませんか?

どうしたらその手間を省けるのか。
それはとても単純で簡単なことです。
最初から見失わなければいいのです。

頭ではそんな単純なことはわかっているつもりでも、日々の仕事を忙しくこなしていると「覚えているつもり」が積み重なってどんどん溜まっていってしまいます。

「覚えているつもり」は必ずと言っていいほど忘れます。
それを常に心がけて、大切なメールにはフラグを付けるなどの小さな一手間をかけてみてください。

そして必要がなくなったメールのフラグを外して処分することも忘れずに。
当然のことですが、意外と溜め込んでしまう主な原因になっていることが多いので、小さな小さな一歩ではありますが心がけてみてください。


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