>

あなたの仕事を助けたい! 効率的なメールの処理方法

立ち止まるということ

わかりやすい分類を

現在、あなたの受信フォルダの中はどのような状態ですか?
本来ならその都度返信するとか削除するとか整理するとかして受信フォルダは常に空にしておくのが理想的です。

ただ、現実は日々の仕事に追われてなかなかそう上手くはいかないですよね。

そんな時は自動振り分け機能を使っている方も少なくないはずです。
自動振り分け機能とは先に条件を設定しておけば自動的にメールを分類してフォルダ分けしてくれるという便利機能です。

とても便利な機能ではありますが、フォルダの分け方を細かく設定しすぎたり、もう終わったプロジェクトなどのフォルダをそのままにして溜めて行ってしまうと結局は必要なメールが見つからなくなってしまったりするような事態になってしまいます。

なのでできるだけコンパクトに、わかりやすい分類を自分の仕事スタイルに合わせて、必要なくなったものは削除を心がけてください。

まずは3つに分けてみよう!

ビジネスメールを整理するために分類して各フォルダに分ける。と一言に言ってもどのように分けるのが一番効率的なのか。

人それぞれ職種やスタイルによって違うとは思います。
そこで、今回はざっくりと簡単にできる分類法をご紹介します。
細かい設定や分類はそこから使いながらあなたに合った分類を枝分け的に作って行ってみてください。

まずはざっくりと三つのフォルダを作ります。

優先順位が高い順に、「すぐに返信や反応が必要なメール」、「本日中に把握、必要なら返信が必要なメール」、「時間がある時に見ておけばいいメール」。

この三つの種類のメールを分類しておけば大切なメールが埋もれてしまうということがなくなります。
まずはここから始めてみてはいかがですか?


この記事をシェアする